Kassenwechsel: Umstieg von einer anderen Kasse

Kurz gesagt: Der Wechsel der Registrierkasse läuft in drei Schritten — alte Kasse mit Schlussbeleg beenden und DEP sichern, Außerbetriebnahme bei FinanzOnline melden, neue Kasse registrieren und mit geprüftem Startbeleg starten. Über Nacht geht das nicht: Die RKSV verlangt einen geregelten Übergang, damit die Signaturkette der alten Kasse sauber endet und die neue ordnungsgemäß beginnt. Die Schritte im Detail.

Der häufigste Anlass für einen Wechsel sind übrigens Preiserhöhungen oder neue Gebühren beim bisherigen Anbieter — etwa laufende Signatur-Pauschalen oder Kontingente. Ein Umstieg ist weniger Aufwand, als viele denken: Mit sauberem Stichtag ist er an einem Vormittag erledigt.

Die alte Kasse ordnungsgemäß abschließen

Als Letztes wird auf der alten Kasse ein Schlussbeleg erstellt — ein Nullbeleg, der den regulären Betrieb dieser Kasse formal beendet. Danach wird das Datenerfassungsprotokoll (DEP) ein letztes Mal final exportiert und gesichert: Die Aufbewahrungspflicht nach § 132 BAO beträgt sieben Jahre und gilt unabhängig davon, ob die Kasse noch im Einsatz ist. Abschließend wird die Außerbetriebnahme der alten Kasse über FinanzOnline gemeldet.

Die neue Kasse in Betrieb nehmen

Auf der neuen Seite werden Kasse und Signatureinheit zunächst über FinanzOnline registriert. Danach wird ein Startbeleg erstellt und geprüft — üblicherweise mit der BMF-Belegcheck-App. Erst nach erfolgreicher Prüfung gilt die neue Kasse als ordnungsgemäß in Betrieb, und Sie kassieren ab diesem Zeitpunkt laufend darüber.

Praxis-Tipps für einen reibungslosen Wechsel

Ein sauberer Stichtag erleichtert den Umstieg spürbar — etwa ein Monatswechsel, an dem sich Monatsbeleg der alten und Startbeleg der neuen Kasse klar trennen. Stammdaten wie Artikel, Preise und Kundschaft müssen im neuen System meist neu angelegt oder aus der alten Kasse importiert werden; planen Sie dafür Zeit vor dem eigentlichen Stichtag ein. Vermeiden Sie einen dauerhaften Parallelbetrieb beider Kassen: Jede Kasse ist einzeln bei FinanzOnline gemeldet, und Umsätze müssen eindeutig der jeweils aktiven Kasse zuzuordnen sein — paralleler Betrieb sollte daher nur so lange dauern, wie der eigentliche Wechsel unbedingt erfordert.

Sonderfall: Ausfall statt geplanter Wechsel

Geht die alte Kasse dauerhaft defekt, lässt sich kein geordneter Schlussbeleg mehr erstellen. Der Umstieg folgt dann trotzdem den Schritten oben — nur ohne Schlussbeleg: Melden Sie die Außerbetriebnahme mit dem Grund des dauerhaften Ausfalls über FinanzOnline und sichern Sie das DEP, soweit es noch auslesbar ist. Fällt dagegen nur die Signatureinheit vorübergehend aus, ist das kein Fall für einen Kassenwechsel — dann gelten die Ausfallsregeln der RKSV.

Wie Kasseneck das löst

Für die neue Kasse übernimmt Kasseneck die FinanzOnline-Meldungen automatisch — Registrierung, Startbeleg und laufende Meldungen laufen ohne Zutun. Bei der alten Kasse, die in aller Regel ein fremdes System ist, unterstützen wir Sie: bei der Außerbetriebnahme-Meldung über FinanzOnline ebenso wie beim Sichern des finalen DEP-Exports für die siebenjährige Aufbewahrungsfrist. In einer eigenen Test-Umgebung können Sie den gesamten Umstieg vor dem eigentlichen Stichtag gefahrlos durchspielen, und beim eigentlichen Wechsel begleiten wir Sie durch die einzelnen Schritte.